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长安大学建筑学院学生档案管理办法
2013-03-20 10:29  

为进一步规范和加强学生档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校学生管理规定》和《长安大学档案管理办法》等有关规定,结合建筑学院实际情况,特制订本办法。

第一条 学生档案是学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料,是学生在校学习、生活和成长的真实记录。学生档案包括纸介质档案和电子档案两种形式。

第二条 学生档案材料的归档范围主要包括:学生高考录取通知书、学生的高中档案、学生登记表、学年鉴定表、学生在校期间的各种奖惩(学院级以上)材料、学生入党、入团有关材料、重要的总结、学生自律责任书(副本)、高等学校毕业生登记表、学籍表、授予学位申请表、毕业生报到证(副本)、其他法律法规及政策要求归档的有关材料。

第三条 学生档案管理范围

l、凡国家计划内招收的专科生、本科生、研究生档案;

2、学生未毕业,因某种原因离校的学生档案;

3、学生毕业后,因未找到工作等原因滞留的档案。

第四条 学生档案以年级为单位集中管理,实行专人、专柜管理。在学生档案保管、收集、整理、归档以及学生档案的查阅、移交、接收等工作中,必须建立完整的登记、借阅、转递手续,要求做到各个运转环节有记录、有签名,确保学生档案的完整与安全。

第五条 学院建立和健全学生电子档案管理系统,实现学生档案管理的信息化,不断满足校、院两级学生管理的需要。各有关单位应当依权限及时对其进行更新和维护,确保学生电子档案系统信息的准确、全面和完整。

第六条 学生档案归档时间

1、年级辅导员应于新生入学后一个月内收齐新生档案材料、学生登记表、自律责任书等,整理后归档。新生入学后,档案未能及时到达的,由学生本人负责到原档案所在单位索要,三个月内移交院部,未能按要求提供个人高考档案的,应由学生本人写出书面说明存档备查,由此产生的后果本人自负:

2、学生的奖(惩)材料、学年鉴定表,期末进行归档:

3、学生的入党、入团材料在其被批准后的一个月内归档;

4、高校毕业生登记表、成绩档案、体检表等材料均由年级辅导员在学生离校前统一归档:

5、其他档案材料应当在每学期末进行归档。

第七条 学生档案归档材料要求

1、办理完毕的正式文件材料;

2、完整真实,文字清楚,手续完备,合乎规范。

第八条 毕业生档案管理

1、毕业生档案原则上要在学生毕业离校后十日之内,按毕业生就业协议规定的接受档案的地址寄发;

2、为方便学生就业,学院可对未就业的毕业生视情况可为其代管档案两年。

第九条 学生档案的查阅规定

l、有关部门因工作需要查阅学生档案的,须出具介绍信、查阅人有效证件并办理有关登记手续后方可查阅档案;

2、查阅学生档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定。严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取和撤换档案材料。不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要利用档案材料取证,必须由主管领导批准,方可复制拍摄。要注意保护档案,不得弄脏弄湿;

3、学生档案一律不外借。

第十条 学生档案的转递

1、学生的档案属机要文件类材料,学生毕业时由学院统一办理转递手续;

2、应届毕业生考取研究生,录取单位提前调档时,必须持调档函,由院部审查批准后方可调档;

3、用人单位提取毕业生档案时必须持单位人事部门介绍信和本人有效证件,方可提取;

4、对因故提前离校学生的档案以及被退回的档案,按照有关规定和程序办理。

第十一条 学院加强对学生档案管理工作的领导和对档案管理人员的培训和考核。对违反有关规定的人员将依规定给予相应的处理。

第十二条 本办法由建筑学院学生工作办公室负责解释,自发布之日起施行。

建筑学院***级****专业***班 本科/研究生档案登记表

备注:带★为必须有的档案

序号

学号

姓名

大学录取通知书

高中

档案

党关系

团关系

大学档案

研究生档案

备注

★入学登记表

学年鉴定表

★学位申请表

★成绩单

体检表

★毕业生登记表

★入学登记表

学年鉴定表

★学位申请表

体检表

★成绩

★毕业生

登记表

1

2

3

4

5

1

2

3

1

201241020201

某某某

2

3

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